Rachunki płacą się same ale warto im w tym pomóc
Kilka lat temu miałem przyjemność zajmować się bilingiem, rozliczeniami i reklamacjami w jednej z dużych firm telekomunikacyjnych. Co prawda nazywanie „przyjemnością” obcowania z rozwścieczonym klientem – którego np. niesłusznie wyłączono – trąci nieco masochizmem, ale muszę przyznać, że z reguły wszystkie problemy udawało się nam szybko i sprawnie rozwiązać. Od jednej pani z miasta J. co roku dostaje na święta kartkę z życzeniami, więc chyba jest wdzięczna.
Pani z miasta J. razu jednego padła ofiarą pewnego bardzo dużego banku, w którym miała swoje konto osobiste. Ponieważ bardzo chciała, aby jej rachunki za telefon „płaciły się same”, złożyła w swoim banku upoważnienie do obciążania konta osobistego kwotami wynikającymi z comiesięcznych rachunków za telefon. Bank przysłał stosowną informację do nas, my dokonaliśmy odpowiednich zmian w zapisach dotyczących abonentki w systemie bilingowym i od tego czasu co miesiąc do klientki wysyłana była faktura z nadrukiem „PŁATNE ROR”, a do banku co miesiąc wędrowało zbiorcze zestawienie z numerami rachunków i kwotami do zapłaty (bowiem nasza abonentka nie była jedyną klientką tego oddziału, która korzystała z tej formy płatności). Co miesiąc wysyłaliśmy do wielu banków zbiorcze zestawienia „płatników ROR” – obowiązkowo listem poleconym oraz – jeśli któryś z odbiorców sobie życzył – dodatkowo faksem.
Po dotarciu wykazu do banku ktoś zapewne musiał usiąść nad nim, weryfikować „organoleptycznie” uprawnienia, a następnie pracowicie wklepać stosowne zlecenia obciążeniowe do systemu. Jeśli któryś z oddziałów był leniwy, to w terminie płatności podsyłał do nas jeden zbiorczy przelew, z którego my z kolei musieliśmy się domyślać, kto i za co nam wpłacił. Pół biedy, gdy wszyscy klienci akurat mieli środki na kontach i kwota przelewu zgadzała się z naszym wykazem, niestety nie zawsze było tak łatwo. Zdarzało się, że nasze zestawienia rafiały nie tam, gdzie trzeba i odnajdowały się np. po miesiącu w innym oddziale banku w koszu na śmieci (bo np. listonosz zasugerował się tylko nazwą banku, a nie adresem). Po przejściu na nowy system rozliczeniowy zaczęliśmy wysyłać do banków duplikaty faktur. Tu z kolei część klientów była niezadowolona (słusznie), że ujawniamy instytucjom finansowym szczegółowe dane z ich faktur.
Tak było dawniej, gdy jedynym sposobem na zrzucenie z siebie jarzma pamiętania o opłaceniu rachunków było słynne „stałe zlecenie o zmiennej kwocie” (czy jak się ta usługa obecnie nazywa). Była ona nieefektywna, często zawodna, zależna od czynnika ludzkiego, a nawet pod pewnym względem niebezpieczna – bo można sobie wyobrazić sytuację, że ktoś podszywając się pod operatora wyśle do banku list zawierający spreparowany duplikat faktury oraz swój numer konta bankowego – jest duża szansa, że nieświadomy niczego bank przeleje środki na podany na „fakturze” numer rachunku. A zresztą – nie trzeba tu od razu wymyślać „przestępczego” scenariusza – wystarczy, że operator się pomyli i naliczy nam na rachunku „tylko” kilkadziesiąt złotych więcej. Albo wydrukuje przecinek nie tam gdzie trzeba i „kwota do zapłaty” wzrośnie nam dziesięciokrotnie. Historia zna takie przypadki. A pamiętać należy, że wykonanego przelewu międzybankowego praktycznie nie da się anulować. Należy mieć również na uwadze to, że za coś trzeba żyć i zanim operator odda nam na konto pieniądze, to może minąć sporo czasu.
Na szczęście dzisiaj mamy do dyspozycji co najmniej dwa inne sposoby na to, aby nasze rachunki „płaciły się same”. Sposoby, które nie dość, że są wygodne, to jeszcze są do tego bezpieczne dla naszego konta bankowego i zdrowia psychicznego. Niestety, jak wszystko, co dobre, wygodne i bezpieczne dla klienta – nie są zbyt popularne na rynku. Na szczęście awangarda postępu cywilizacyjnego, czyli operatorzy telekomunikacyjni oferują je już od dłuższego czasu.
Polecenie Zapłaty
Polecenie zapłaty (nazywane niekiedy przez bankowych szpanerów językowych „direct debit”) to usługa oferowana niemal przez wszystkie banki w Polsce. Umożliwia ona obciążanie rachunku klienta banku kwotami wynikającymi z rachunków czy faktur wystawianych przez wierzyciela. Na tym jednak kończą się podobieństwa do „stałego zlecenia”, o którym napisałem wcześniej. Warto opisać główne różnice, ponieważ te dwie usługi nagminnie są mylone ze sobą, a konsultanci różnych infolinni w gazowniach czy innych wodociągach lubią wprowadzać swoich rozmówców w błąd.
Aby korzystać z możliwości opłacania rachunków za pomocą polecenia zapłaty, nasz wierzyciel musi oferować taką możliwość. Następnie musimy uzyskać od niego specjalny formularz „upowaznienia”, na którym wyrazimy zgodę do obciążania naszego rachunku bankowego kwotami wynikającymi z naszych rachunków. Formularz wypełniamy w dwóch egzemplarzach (jeden dla wierzyciela, drugi dla naszego banku), które obydwa wysyłamy do naszego wierzyciela. Pamiętajmy aby podpis na formularzu przeznaczonym dla naszego banku był zgodny ze wzorem na karcie wzorów podpisów w naszym banku. Jeśli kiedykolwiek będziemy chcieli odwołać upoważnienie, procedura i formularze są podobne.
Po jakimś czasie druk upoważnienia dotrze do naszego banku. Porządne banki informują dodatkowo klienta o tym fakcie, te mniej porządne nie – trzeba samemu pytać, albo zwracać uwagę, czy na comiesięcznej fakturze nie pojawiła się nam informacja „płatne poleceniem zapłaty”. Jeśli się pojawiła, to znaczy, że w dniu, w którym upływa termin płatności, bank obsługujący naszego wierzyciela prześle drogą elektroniczną do naszego banku stosowne zlecenie obciążeniowe. Należy oczywiście pamiętać, aby w tym dniu na naszym koncie znajdowały się środki w wystarczającej wysokości. Jeśli ich nie będzie, do wierzyciela jeszcze tego samego dnia wróci informacja o odmowie płatności.
Co zrobić, jeśli zostaniemy obciążeni omyłkowo inną kwotą niż widnieje na fakturze, albo np. uważamy, że faktura jest zawyżona i chcemy złożyć reklamację? Aby odzyskać pieniądze, wystarczy skontaktować się z naszym bankiem i złożyć dyspozycję odwołania polecenia zapłaty. Banki są zobowiązane ustawowo do natychmiastowego (swoją drogą – warto spytać w swoim banku, jak rozumieją w nim to pojęcie) zwrotu kwoty odwołanej transakcji wraz z odsetkami tak, jakby środki te nigdy nie opuściły naszego konta. Bank uznaje nasz rachunek i już we własnym zakresie rozlicza się z bankiem docelowym. Należy pamiętać, że na odwołanie transakcji mamy 30 dni (podmioty gospodarcze – 5 dni). Należy również pamiętać, że kwota pojedynczej transakcji rozliczanej za pomocą „polecenia zapłaty” nie może przekroczyć równowartości 1000 EUR (podmioty gospodarcze – 10.000 EUR).
Korzystanie z polecenia zapłaty jest też w wielu przypadkach tańsze niż przelew międzybankowy – warto przestudiować tabelę opłat i prowizji swojego banku. Wielu operatorów telekomunikacyjnych oferuje swoim klientom korzystającym z polecenia zapłaty dodatkowe bonusy – w końcu mogą zaoszczędzić na windykacji.
Jednorazowe lub stałe zlecenie kartowe
Karty płatnicze zadomowiły się już na dobre w naszych portfelach. Większość z nas używa ich wyłącznie do opróżniania z gotówki kaset w bankomatach. Nieco mniej ludzi płaci nimi również w sklepach (jeden z banków nawet przesyłając klientom nowe karty zadaje im retoryczne pytanie „Czy wiesz, że kartą VISA Electron można płacić?”), zdecydowana mniejszość, niepomna ostrzeżeń różnych „ekspertów” ma odwagę płacić nimi w internecie, a już naprawdę garstka używa kart płatniczych do płatności przez telefon lub przez tzw. stale zlecenie, które to usługi są oferowane np. przez operatorów telefonii komórkowej.
Należy pamiętać, że do tego typu płatności możemy wykorzystać wyłącznie karty tzw. wypukłe, np. VISA, MasterCard, American Express czy Diners Club oraz karty „płaskie” Visa Electron tych banków, które zezwalają dla nich na transakcje bez fizycznego użycia karty w czytniku (PKO Inteligo, Fortis Bank, Deutche Bank, ING Bank Śląski itp.).
Płatność przez telefon to usługa polegająca na jednorazowym telefonicznym przyjęciu dyspozycji obciążenia naszej karty. Podajemy wtedy imię i nazwisko posiadacza karty, jej numer oraz datę ważności. Najczęściej pracownik operatora na bieżąco wprowadza podawane przez nas dane (oprócz personaliów, rzecz jasna) do terminala do obsługi kart płatniczych i następnie informuje o pozytywnym bądź negatywnym wyniku procedury autoryzacyjnej. W razie wątpliwości (lub polecenia wydanego przez centrum autoryzacyjne) możemy zostać poproszeni o podanie dodatkowych informacji, które pozwolą dokonać dodatkowej weryfikacji tożsamości posiadacza karty.
Stałe zlecenie polega na tym, że upoważniamy pisemnie wierzyciela do okresowego obciążania karty płatniczej kwotami wynikającymi z naszych rachunków. Operator nie musi się już każdorazowo z nami kontaktować, aby uzyskać zgodę na przeprowadzenie transakcji. Oczywiście zarówno jedna jak i druga forma płatności ma tę zaletę, że całkowitą odpowiedzialność za przeprowadzoną transakcję ponosi nasz wierzyciel, czyli w razie problemów – mamy prawo zareklamowania (oczywiście w naszym banku) każdej „podejrzanie wysokiej” kwoty, a banki z reguły od razu zwracają pieniądze, obciążając zwrotnie drugą stronę transakcji.
Płatność kartą ma jeszcze tą dodatkową zaletę, że jest całkowicie bezprowizyjna, a w dodatku płacąc kartą kredytową możemy skorzystać z nieoprocentowanego kredytu na karcie (tzw. „grace period”), dzięki czemu możemy sobie odwlec przykry moment rozstania z naszą ciężko zarobioną krwawicą przy sprzyjających warunkach nawet o dwa miesiące.
Niektóre karty płatnicze umożliwiają również zbieranie punktów premiowych w programach lojalnościowych, czy mil w programach partnerskich linii lotniczych. Nie uzbieramy ich od razu zbyt wiele, ale ziarnko do ziarnka…
Międzynarodowe organizacje płatnicze od czasu do czasu urządzają loterie, w których biorą udział wszystkie transakcje kartowe przeprowadzone w danym okresie. Tak sobie myślę, że może moja znajoma pani z miasta J. zapłaci sobie kiedyś rachunek za komórkę kartą płatniczą i wygra wycieczkę do ciepłych krajów… I przyśle mi widokówkę.
Piotr Ochwał, Mobile Internet
